روش های برنامه ریزی شخصی با کمک تکنولوژی

اگر فکر می‌کنید که گوشی‌های هوشمند باعث شده است بیش از پیش از انجام کارهای روزانه خود عقب بمانید باید بگوییم به کمک همین گوشی‌ها قادر خواهید بود نظم و ترتیب خاصی به امور روزانه بخشیده و برنامه‌ریزی شخصی برای انجام کارهایتان داشته باشید. با ما همراه باشید تا مزایای استفاده از تکنولوژی برای داشتن برنامه شخصی روزانه را برایتان شرح دهیم.

چرا برای انجام کارهای روزانه برنامه‌ریزی کنیم؟

نکته مهم در داشتن نظم و انضباط برای انجام امور شخصی روزانه فراموش نکردن نکات مهم برای انجام و همچنین اولویت‌بندی کارها است که به موفقیت در انجام پروژه‌ها و مسائل روزانه می‌انجامد، بسیاری افراد به دلیل مشغله‌های کاری و فکری زیادی که دارند بعضا انجام کارهای شخصی که گاهی بسیار مهم هستند را فراموش می‌کنند و یا در زمان مقرر از انجام آن باز می‌مانند، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان برای این دسته از افراد بسیار واجب است. بنابراین اگر شما هم از زمره این افراد هستید بهتر است به فکر استفاده از تکنولوژی روز دنیا یعنی نرم افزارهای و اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان باشید.

چگونه برنامه نرم افزاری مناسب پیدا کنیم؟

نرم افزارهای بسیاری با قابلیت‌های فراوان در زمینه برنامه‌ریزی شخصی و مدیریت زمان و پروژه‌ها وجود دارد که کاربر بسته به نوع فعالیت خود می‌تواند یکی از آنها را انتخاب کرده و از آن جهت رسیدن به ایده‌آل‌های برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها بهره‌مند شود، اما این که کدام برنامه برای من مناسب است، سوالی است که در ذهن اکثر کاربران جای میگیرد.

در مورد انتخاب نرم افزار مناسب برای برنامه‌ریزی‌های شخصی باید بگوییم این برنامه ها با قابلیت‌ها و آپشن‌های متنوعی وجود دارند از برنامه‌های تک بعدی تقویمی تا برنامه‌های پیشرفته برنامه‌ریزی پروژه‌ها و مدیریتی. برخی برنامه‌ها کاربری ساده‌ای دارند و برخی نیز پیچیده هستند، برای شروع و استفاده شخصی از نرم افزارهای برنامه‌ریزی روزانه پیشنهاد می کنیم کار را با یک نرم افزار با رابط کاربری ساده مثل گوگل شیت یا To doistشروع کنید و در صورت نیاز می‌توانید از برنامه‌های پیشرفته‌تر با آپشن‌های بیشتر مثل Asana بهره‌مند شوید.

ویژگی‌های نرم افزار برنامه‌ریزی شخصی مناسب

اگر می‌خواهید یک برنامه مناسب انتخاب کنید باید به فاکتورهایی که این برنامه به کاربر ارائه می‌دهد توجه کنید. در ادامه شما را با برخی از ویژگی‌های یک برنامه کاربردی آشنا خواهیم کرد.

مدیریت با تقویم

یکی از آپشن‌هایی که اکثر این برنامه‌ها در اختیار کاربر قرار می‌دهند تقویم است. داشتن یک تقویم همراه که قابلیت اضافه کردن متن و برچسب داشته باشد برای انجام برنامه‌ریزی‌های روزانه و حتی بلندمدت مفید است. بسیاری از این برنامه‌ها قابلیت اعلان سررسید دارند و حتی می‌توانید برنامه‌های بلندمدت مثل قرارملاقات‌ها و جلسات کاری و دوستانه را در این تقویم‌ها علامت‌گذاری کنید. برخی از این برنامه‌ها به قدری پیشرفته هستند که امکان اشتراک گذاری تاریخ‌های مشخص با فهرستی از مخاطبینی که شما در اختیار برنامه می‌گذارید را به شما خواهد داد.

تجزیه و تحلیل زمان

در صورتی که نیاز دارید برای انجام امور روزانه تان تجزیه و تحلیل زمانی داشته باشید، برنامه‌هایی وجود دارند که این  کاربرد را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. این برنامه ها به شما اجازه می دهد تا کارایی زمان‌های اختصاص داده شده به امور را بررسی کنید و بتوانید یک ارزیابی دقیق از کارایی برنامه‌ریزی روزانه خود داشته باشید.

تقسیم‌بندی اهداف

برخی از برنامه‌های نرم افزاری به شما امکان می‌دهند که یک برنامه بلندمدت برای خود تدوین کرده و آن را به بخش‌های کوچکتری تقسیم کنید، به این ترتیب می‌توانید برای هر بخش زیرشاخه‌های متعددی تعریف کنید و کارهایتان را به خوبی مدیریت کنید، با استفاده از این برنامه‌ها شما می‌توانید موفقیت و بهره‌وری هر بخش از برنامه‌های خود را به صورت مجزا بررسی و آنالیز کنید و پیشرفت خود را در برنامه ارزیابی کنید.

نکات مهم در برنامه‌ریزی روزانه

برای این که یک برنامه‌ریزی شخصی کارآمد داشته باشید باید بدانید که چگونه امور روزمره خود را مدیریت کنید. داشتن یک برنامه‌ریزی دقیق و کاربردی به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری را تجربه کنید ضمن اینکه با داشتن برنامه روزانه مدیریت زمان در اختیار شما است و مطمئنا هیچ کاری از قلم نخواهد افتاد. ویژگی‌های یک برنامه کاربردی را در ادامه مطالعه می‌کنید.

اولویت‌بندی کارها

ممکن است همیشه مشغول کار باشید اما با این وجود حجم عظیمی از کارهای انجام نشده نیز داشته باشید، یکی از مهمترین ویژگی‌های برنامه شخصی کاربردی این است که کارها را اولویت‌بندی کنید، به این ترتیب وقت کافی برای انجام کارهای مهمتر خواهید داشت و کارهای کم اهمیت‌تر را به قسمت‌های پایین‌تر فهرست خود منتقل کنید. باید بدانید که چه کاری را در چه زمانی انجام دهید.

داشتن یک چشم‌انداز بلندمدت

همیشه سعی کنید برای انجام کارها و امور شخصی روزانه خود یک هدف داشته باشید، برنامه‌ریزی شخصی روزانه شما باید بخشی از یک هدف بزرگ باشد، به طور مثال ترک یک عادت اشتباه، پیروی از سبک جدید زندگی و رژیم غذایی، درس خواندن برای کنکور، آمادگی برای یک مصاحبه شغلی و … از جمله مواردی است که می‌تواند اهداف بلندمدت شما را تشکیل داده و انجام امور روزانه شما را جهت‌دهی کند.

انعطاف‌پذیری برنامه

نکته مهمی که باید به آن دقت کنید این است که داشتن برنامه‌ریزی شخصی به معنای زندگی در یک چارچوب خسته کننده نیست، شما باید یک برنامه شخصی منعطف داشته باشید، به این معنا که هرزمان نیاز باشد بتوانید چارچوب یا جزئیات برنامه را تغییر دهید. گاهی ممکن است حوادث و بحران‌های ناگهانی برنامه‌ریزی شما را مختل کند، باید همه چیز را در برنامه‌ریزی خود پیش بینی کنید.

جمع‌بندی نهایی

عادت کردن به انجام کارها روی نظم و ترتیب به شما کمک می کند تا شخص منظم‌تری باشید، ضمن این که انجام هیچ کاری را فراموش نمی‌کنید و با بهره وری بیشتری قادر به مدیریت کردن اوضاع کارهایتان خواهید بود. استفاده از تکنولوژی روز دنیا در جهت پیش برد اهداف می‌تواند کمک مطمئنی به شما برای رسیدن به اهداف کوتاه و بلندمدت باشد. فراموش نکنید که تکنولوژی مثل یک شمشیر دولبه است، اگرچه امروز تلفن های هوشمند باعث شده است که ساعات زیادی از روز را به گشت زدن در اینترنت سپری کنید با همین تکنولوژی می‌توانید تمام امور روزانه خود را برنامه‌ریزی کرده و با نظم امور روزانه خود را پیگیری کنید.